Уничтожение архивной документации для организаций, как правильно это делать?

Вся наша жизнь всегда связана с огромным количеством бумаг и документов. Даже в обычной нашей квартире всегда можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, старые счета на оплату или копии личных документов). В организациях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах.

Часто случается, что работе каждой компании-организации рано или поздно наступает момент, когда необходимо избавиться от этих старых документов и освободить место для новых.

Но понятия «старые документы» в архивном деле нет. Есть только документы, у которых истек срок хранения. От них можно избавиться, но не сразу и не от всех.

Сначала придется пересмотреть документы и выделить те, которые можно безбоязненно уничтожить.

Уничтожение старой архивной документации – это необратимое действие, направленное на избавление от документов, которые больше не участвуют в делопроизводстве и не несут необходимой к использованию информации.

Уничтоженные документы, по умолчанию, не могут быть восстановлены. Необратимость данной процедуры требует особого и ответственного отношения к отбору документов, подлежащих уничтожению, и к самой процедуре!

Обычному человеку избавиться от ненужных бумаг и документов можно без особых проблем — например провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. В таком случае придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.

Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности компаний и юридических лиц. Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится.

Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

Небольшой объем бумаг может быть уничтожен силами самой организации, например, с помощью измельчителя (шредера).

Самостоятельно сжигать бумаги не рекомендуется во избежание проблем с пожарной инспекцией. При уничтожении своими силами нужно составить акт в свободной форме.

Крупные партии документов нужно доставить для уничтожения в специальные компании. При этом к акту присоединяется квитанция, выданная компанией-уничтожителем, о том, что документы приняты на утилизацию.

Если уничтожены документы, которые должны были быть сохранены, то даже в случае правильного актирования ответственность несет руководитель.

За нарушение сроков хранения документации и нарушение правил утилизации КоАп предусмотрены серьезные штрафы – от 2 до 3 тыс. руб., а за повторные нарушения – еще выше!

Чтобы правильно уничтожить документы, предварительно важно выполнить ряд требований:

• иметь в наличии акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения;
• исключить документы, имеющие отношение к длящимся судебным разбирательствам компании;
• не нарушать конфиденциальность информации, которую содержат документы;
• уничтожить как сами документы, так и все их копии разрешенные к уничтожению.

Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. А при оформлении акта на уничтожение документов можно использовать форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002, несмотря на то, что сам документ уже не действует!

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения самостоятельно можно провести в четыре шага.

Процесс следующий:


Шаг 1. Создать экспертную комиссию и провести экспертизу ценности документов.
Шаг 2. Составить проект акта о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения
Шаг 3. Рассмотреть проект акта экспертной комиссией и подписать протокол заседания экспертной комиссии.
Шаг 4. Процедура уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Далее подробно рассмотрим каждый шаг.

Существует несколько способов уничтожения архива после списания. Закапывание, сжигание и химическая обработка почти не практикуются в связи с неэкологичностью и затратностью.

Наиболее распространенным, доступным и универсальным методом является шредирование (измельчение).

Современные машины-шредеры для ликвидации архива измельчают бумагу на мелкие нечитаемые фракции. Обрезки перемешиваются, чтобы полностью исключить вероятность их восстановления.

Метод требует минимальных финансовых затрат. Он отвечает стандартам экологической безопасности, полученные бумажные обрезки при желании можно сдать как вторсырье на предприятие, занимающееся переработкой отходов!